Säljstöd Kalender

Winbas hjälp

Kalendern öppnas alltid när säljstödsystemet startas. För att återgå till kalender från Organisationer eller Kontakter väljs Arkiv och Kalender, tangenterna <Shift> + <F1> eller klickar med markören på knappen <Kalender>.

Välja klockslag och datum

Det finns en vågrät och en lodrät rullningslist för att få fram alla klockslag på dygnet och flytta till andra dagar i kalendern. Man kan också använda almanackan, d.v.s. månadsöversikten, använd pilarna för att välja månad och klicka på önskat datum för att flytta inom kalendern. För att snabbt återgå till dagens datum klicka med markören på knappen <Idag>.

Registrera en händelse i kalendern

Dra och släpp för att skapa en händelse i kalendern.

Registrering av en händelse görs genom att sätta markören på önskad dag och tid, hålla vänster musknapp nertryckt och dra. När musknappen släpps får man upp dialogen Händelse i kalender.

Man kan också högerklicka i kalenderns arbetsyta för att skapa en ny händelse i kalendern.

Högerklicka i kalenderns arbetsyta.

Ämne och plats. I dialogrutan registreras hur och var händelsen sak äga rum. För att underlätta valet av begreppen kan senast använda ämnen och platser väljas in från en lista.
Klicka på pilen vid rubriken eller använd Alt+pil-höger i fältet för att öppna listan med tidigare använda begrepp.

Organisation / kontakt. Ange även organisation och eventuell kontakt om så önskas. Grundtanken är att man hämtar uppgifterna direkt från organisationsregistret, men det går även bra att registrera data som ej återfinns i organisationer eller kontakter.

Datum och klockslag kan utöver att ändras grafiskt i själva kalendern, även ändras i dialogen i de fall en mer exakt angivelse önskas. Skriv 31 och tryck <Enter>, befinner man sig i december 2014 ger systemet automatiskt 2014-12-31. För t.ex. klockslaget 13:00 anges endast 13 och <Enter>.

Hela dagen. Om alternativet används kommer händelsen att löpa över en eller flera hela dagar beroende på vilka datum som har angivits. Om en händelse gäller hela dagen behöver alltså inte tidpunkt specificeras.

Typ bör också anges så att man snabbt kan se vad som är bokat. För typer för kalender finns ett register i Arkiv. I registret kopplas varje aktivitetstyp till en egen färg vilket gör att kalendern blir mer lättöverskådlig.

Kommentar används för kompletterande information, t.ex. användbara uppgifter inför ett kundbesök och resultat. Välj enbart <Enter> för nytt stycke.
Klicka på pilen vid ledtexten eller använd Alt+pil-höger i kommentarsfältet för att öppna listan med tidigare använda kommentarer. Tidigare kommentarer sorteras i den ordning som de har använts, med den senaste överst.
För att sortera på texten klicka på rubriken ovanför texten. På samma sätt är det möjligt att gå tillbaka till tidigare kronologisk ordning genom att välja rubriken ovanför sorteringsnumret.

Utförd. När en händelse är avslutad markeras den som utförd. Händelser som inte är utförda visas med datum, besökstyp, kontakt och referens i skärmlistan. Alla händelser, både utförda och ej utförda finns även i kontaktregistret på respektive kontakt.

Telefon och nummer till kontaktens mobiltelefon visas i dialogen. Det är då också möjligt att direkt ringa upp mobilen via eventuell tjänst för telefoni.

Visa händelse i kalender

Långa händelser såsom semester, konferensresa och liknande löper automatiskt i kalendern under perioden. Långa händelser visas i kanten av dagarna från periodens start till slut. Detta gäller även händelser över hela dagen. Andra samtidiga händelser kan då registreras parallellt. Långa händelser över flera dagar kan inte flyttas med musen. Öppna istället genom att högerklicka eller dubbelklicka och ange förändringen i dialogen.

Andra kortare händelser kan också hanteras direkt med musen i arbetsytan. Vid klick med höger musknapp på en redan registrerad händelse visas en snabbmeny med alternativen för att t.ex. öppna aktiviteten. Även ett dubbelklick på registrerad händelse öppnar själva händelsen.

Genom att välja klipp ut kan händelsen flyttas till annat klockslag och datum. Klicka med höger musknapp och klistra in på önskad plats. En händelse kan också flyttas genom att dra och släppa med musen. På samma sätt kan en händelse i kalendern kopieras till en annan dag.

Genom att högerklicka på en kalenderaktivitet kan valet Öppna i Outlook göras. På så sätt ges möjlighet att bearbeta data i objekt lagrade i Outlook direkt från Säljstöd. Detta förutsätter att personliga inställningar är satta.

Synkronisering Kalender och Microsoft Outlook

Storlek på händelser i kalendern

Det är möjligt att öka storleken på fälten som visar händelser genom att använda plus-knappen i kalenderns rubrik, vilket gör att fälten med informationen blir större i höjd och bredd. Detta innebär att man kan se mer av texten vid kortare händelser och att fältet blir lättare att hantera.

Öka eller minska storlek på händelser som visas i kalendern.

Arbetsytans tidsaxel och antal dagar som visas blir då samtidigt färre vilket gör att en ökning lämpar sig bäst på större bildskärmar. För mindre skärmar kan man även använda minus-knappen som gör fälten mindre men arbetsytan större.

Visa annan användares kalender

Visa annan användares händelser i kalendern genom att klicka på menyn högst upp på kalendern. Annan användare väljs i kalender och gäller bara för kalendern. Byte av användare i kalender påverkar alltså inte andra delar av programmet t.ex. meddelandefunktioner.

De användare som finns att välja bland är samma som finns registrerade i Winbas.

Alternativet Alla användare

Alternativet Alla användare ger möjlighet att se alla användares förehavanden en given dag. Den dag som visas är aktiv dag (som står i fönstrets namnlist) eller annan dag som väljs i almanackan nedan till höger. Vid bläddring i horisontell rullningslist bläddras användare och inte dagar vid en användare.

Vid Alla användare är kalendern endast läsbar och ej skrivbar, alltså inget kan ändras eller läggas till i detta läge.

Listorna över ej utförda / kommande händelser i kalender

Listan över ej tidigare utförda visar de händelser i kalendern som ej är utförda. På samma sätt kommer händelser löpande att utgå från listan i takt med att de markeras som utförda. Genom att välja fliken Kommande, kan också händelser med start på morgonen idag och framåt visas.

Flikarna tidigare ej utförda och
kommande aktiviteter i kalendern.

Utöver att gå till den aktuella dagen i kalendern, kommer också själva kalenderaktiviteten att öppnas vid dubbelklick på händelsen i listorna.

Möjlighet att direkt öppna aktiviteten eller gå till en aktuella dagen återfinns också i menyn vid högerklick på en rad med kalenderaktivitet i respektive lista.

Markera flera rader. Listan Ej utförda och Kommande händelser stöder markering av flera rader. Detta medger att man kan sätta Utförd eller ta bort ett antal transaktioner samtidigt. Om flera transaktioner är markerade och F9 - Ta bort väljs, ges en varning.

Alla användare. Listan visar alla användares ej utförda händelser i kalender vid Alla användare. Listan inkluderar då även signaturkolumn för att kunna urskilja användaren.

Sök i kalender

Sök i kalender återfinns i övre delen av kalendern som medger sökning på alla begrepp i registrerade händelser. Genom att skriva in ett sökbegrepp visas alla poster som innehåller begreppet i t.ex. ämne, namn, kommentar, typ eller datum. Händelser som matchar sökbegreppet visas i listan under fliken Sökta som då väljs automatiskt för visning.

Klicka på sökfältet eller tryck Alt+S
och skriv in sökbegreppet.

Dubbelklicka på en vald händelse i listan för att gå till den aktuella dagen. Det är också möjligt att markera flera olika rader på samma sätt som enligt ovan, och därefter ta bort eller ändra status Utförd.

Tryck på krysset för att ta bort tidigare sökbegrepp och fliken Sökta samt den tillhörande listan med sökresultatet.

Meny vid högerklick i listan

Genom att högerklicka i någon av listorna med händelser i kalendern visas följande alternativ:

Öppna kommer att visa den aktuella dagen i kalendern och samtidigt öppna den valda aktiviteten.

Gå till datum aktiverar perioden och visar dagen för händelsen i kalendern.

Utförd eller tangenten F8 kommer att sätta den aktuella kalenderaktiviteten till Utförd.

Ta bort eller tangenten F9 raderar aktiviteten från kalendern.

Höjd på listorna

Listornas höjd i varje flik är från start anpassade till samma höjd som månadsöversikten. Höjden på listorna kan ökas genom att dra i reglaget till höger ovanför månadsöversikten.
Om höjden på listorna har ökats och flera rader samtidigt visas, sparas förändringen till nästa gång kalendern öppnas.