Beställningsunderlag

Winbas hjälp

Import av beställningsunderlag från fil
Skapa beställning av beställningsunderlag
Markera flera rader

Översikt

Ett beställningsunderlag är ett underlag till beställning som innehåller förslag på produkter och leverantörer. Ett beställningsunderlag kan skapas automatiskt från andra rutiner såsom order. Utifrån det färdiga beställningsunderlaget skapas sedan beställningar till leverantörer.

Skapa beställningsunderlag

Utskrift beställningsförslag

Ett beställningsunderlag kan skapas vid Utskrift av beställningsförslag i Utskrifter Administration, där alternativet Skapa beställningsunderlag anges. Beställningsunderlaget kommer då att innehålla samma produkter och antal som beställningsförslaget. Det finns även möjlighet att skapa beställningsunderlag av hela eller delar av sortimentet.

Beställningsunderlag från Order / faktura eller Kassa

I Order / faktura kan beställningsunderlag skapas från både <F2 - Huvud> och från <F6 - Transaktioner> om man i Inställningar Order, fliken <Förslag> valt alternativet Kan skapas eller Kan skapas och ändras vad gäller Beställning. Väljer man alternativet Kan skapas och ändras skapas ett beställningsunderlag och beställningsunderlaget öppnas automatiskt efter valet av knappen <F5 - Beställning>. Används istället alternativet Kan skapas, skapas ett beställningsunderlag men funktionen öppnas inte för vidare bearbetning.

Om det är så att ordern redan har registrerats i beställningsunderlag och att den enskilda produkten redan är registrerad för beställning kommer Dialogen Produkten finns redan att visas.

Se avsnittet Inställningar Order - Förslag, avsnittet Beställning för olika alternativ att styra hur beställningsförslaget ska skapas.

Beställningsunderlag öppnas från order eller fristående

Det finns vissa skillnader i den initiala vyn och tillgång till transaktioner, beroende på om beställningsunderlag öppnas fristående t.ex. från administrationens huvudmeny eller Winbas skrivbord - eller via Order / faktura.

När beställningsunderlag skapas från Order, syns endast beställningsunderlaget från den aktuella ordern.

För att kunna få en överblick, t.ex. på tidigare skapade beställningsunderlag från andra order gjorda av samma användare, kan man bocka av alternativet Visa enbart från order i statusraden, och på så sätt växla mellan de olika vyerna utan att behöva öppna Beställningsunderlag från Administrationsmenyn. Växling till denna vy innebär då att man har tillgång till alla sina egna transaktioner.

När rutinen istället öppnas fristående t.ex. från administrationens huvudmeny eller Winbas skrivbord, visas istället alla transaktioner för den inloggade användaren.

I detta läge kan då användare med rättighet för beställning välja bort krysset, och på detta sätt få tillgång även till andra användares transaktioner.

Import av beställningsunderlag

För inläsning av data från fil som är skapad t.ex. med hjälp av Excel eller handdator, innehållande transaktioner som utgör underlag för beställningar.

 
Översikt

Leverantör

För att beställning ska kunna skapas utifrån beställningsunderlaget måste en leverantör finnas angiven på varje rad. Om inte leverantör finns registrerad, kommer raden att exkluderas i samband med att beställningar skapas.

Föregående leverantör med Enter. Normalt redigeras tidigare underlag skapat från t.ex. kundorder eller Beställningsförslag. När nya rader istället ska läggas till underlaget kan Enter (Retur) tryckas för att välja den leverantör som användes senast. Tryck alltså bara Enter när flera nya rader ska registreras till en och samma leverantör.

Leverantörspriser. Efter att en produkt har valts kan även alternativa leverantörer (Leverantörspriser) väljas in med knappen eller med tangenterna Alt+P. Detta förutsatt att sådana finns registrerade på produkten, annars är knappen inaktiverad.

Knappen leverantörspriser speglar innehållet bakom motsvarande knapp i huvudrutinen Produkter. Kolumner m.m. i skärmlistan baseras på inställningen i skärmlistan för Produkter - Leverantörspriser.

Produkt

Ange produkt med nummer eller benämning med hjälp av söklistan. Om alternativa produktnummer används, kan ett alternativt produktnummer anges för att ta fram produkten.

Synkronisering av leverantör och produkt kan också göras för att lättare samtidigt kunna stämma av leverantörens uppgifter, eller för att automatiskt visa detaljer på produkten om produktkortet är öppnat.

Enhetsantal

Registrering av antal i enheter aktiveras om så är inställt på produkten.

Om ett beställningsunderlag har skapats vid utskrift av Beställningsförslag och produkten har enhetsantal, kommer dessa enhetsantal automatiskt att registreras i beställningsunderlaget.

Direktleverans

Alternativet Direktleverans kan markeras på varje rad som skapats via Order / faktura och innebär att leveransadress på beställning kommer att bli samma som leveransadressen på order, d.v.s. leverans direkt till kunden. Raderna kommer då att delas upp på respektive leverantör i samband med att beställningar skapas. Inom varje leverantör delas även raderna upp i två beställningar om det finns både rader med och utan direktleverans.

Om inte Direktleverans är angivet, kan istället en fast leveransadress angiven bland Företagets leveransadresser användas.

Lås rad

Normalt kommer alla produkter i beställningsunderlaget med på beställningen till den registrerade leverantören. Genom att markera Lås rad är det möjligt att låsa vissa produkter så att de inte kommer med på beställningen. Anledningen till detta kan t.ex. vara att man vet att leverantören inte kan leverera produkten just nu, och kanske dessutom inte hanterar restade order.
En tidigare produkt på en låst rad kan därefter åter aktiveras vid rätt tillfälle för beställning av produkten genom att låsa upp raden.

För att lättare identifiera tidigare låsta rader i beställningsunderlaget kan kolumnen Låst också väljas in skärmlistan, och kanske även färgläggas som t.ex. röda i listan.

Beställt antal

Beställt antal ska alltid anges vid registrering av beställningsunderlag, det är detta antal som kommer att registreras när beställningstransaktioner skapas med knappen Skapa beställningar. När beställningar skapas, tas bara transaktioner med beställt antal med till beställningen.

Om transaktioner har skapats från Beställningsförslag - med inställningen alla produkter i urvalet, kommer vissa transaktioner att vara s.k. nolltransaktioner, d.v.s. beställt antal är noll. Dessa transaktioner får då bearbetas manuellt och det beställda antalet registreras på respektive rad.

Kvantiteter. Om det finns definierade kvantitetsbaserade priser och rabatter indikeras detta vid registrering av produkten, eller när en tidigare skapad transaktion visas. I detta läge är det då möjligt att öka upp antalet för att kanske lägga på lager i de fall där det passar.

Symbolen Pil-ner visas vid beställt antal när det finns underliggande kvantiteter. Genom att klicka på symbolen eller använda tangenterna Alt+Pil-ner visas en lista över tillgängliga kvantiteter.
I listan är det också möjligt att välja en kvantitet och samtidigt växla det föreslagna priset.

Ápris och Rabatt

Prisuppgifter finns allmänhet registrerade när beställningsunderlaget har skapats. Om nya transaktioner därefter registreras kommer Ápris och Rabatt att föreslås från produktens registrerade uppgifter om inpriser eller alternativa prisuppgifter från Leverantörspriser.

Inköpspris och Kostnad från produkt

Vid skapande av beställningsunderlag från en kundorder kommer inköpspriset på beställningen påverkas beroende på alternativet Kostnad från produkt som anges på produkten. Om Kostnad från produkt används, kommer inköpspriset alltid att hämtas från produktens inpris. Om alternativet inte används, kommer inköpspriset istället att hämtas från orderradens ákostnad, då beroende på produktens lagervärde och eventuellt manuellt förändrad ákostnad på orderraden.

Pris och summa SEK

Om en transaktion är i en annan valuta än systemvalutan (SEK) kommer också transaktionens pris och summa i SEK att visas. Valutakursen är då baserad valutatabellens kurs för leverantörsreskontra som också används när beställningen därefter skapas.

Leveranstid

Leveranstid kan anges eller förändras på de ingående transaktionerna redan i beställningsunderlaget. Om t.ex. underlaget har skapats från en order i Order / faktura kan den föreslagna leveranstiden sedan förändras på de enskilda raderna i underlaget innan beställningar skapas.

Projekt

Skapades beställningsunderlaget från Order / faktura kan ett projekt finnas registrerat på rad om projekt fanns på orderrad.

Ordernummer

I ordernummer visas vilken order som raden i beställningsunderlaget har skapats ifrån om raden är skapad från en kundorder i Order / faktura.

Sätt flera rader till samma leverantör

I beställningsunderlag kan fallet vara att en eller flera rader saknar leverantör eller är registrerade med annan leverantör. Genom att först markera flera rader kan en leverantör därefter sättas på flera markerade rader.

Skärmlistan

Utöver de ordinarie registrerade uppgifterna kan t.ex. leverantörens namn väljas in i skärmlistan för att undvika att behöva klicka på raden för att visa transaktionen.
En del andra uppgifter om produkten kan också väljas in i för att lättare kunna avgöra vad som ska gå vidare till beställning.

Kolumn

Innehåll

Best.punkt

Produktens beställningspunkt.

Max lagerantal

Max antal i lager (eller förpackningsantal) för produkten.

Sen.förs.dat.

Datum då produkten senast såldes.

Sålt.ack.antal

Det ackumulerade försäljningsantalet för produkten innevarande år.

Sålt.ant.f.år

Försäljningsantal för produkten föregående år.

Lagersaldo

Produktens lagersaldo.

Orderantal

Orderantal plus eventuellt tillverkningsantal.

Disponibelt

Lagersaldo minus reserverat orderantal.

Beställt

Tidigare antal i beställningar med produkten.

Offererat

Antal i offerter där produkten ingår.

Genom att välja in uppgifter om produkten ger detta också möjlighet att färglägga rader baserat på villkor om t.ex. produktens disponibla antal, eller tidigare redan beställt antal - t.ex. när ett beställningsunderlag har skapats från en hel kundorder.

Saldon för lagerplats. Om knappen Visa saldon för lagerplats är vald, visas uppgifter om saldo enbart rörande den lagerplats som används. Detta gäller då också invalda saldokolumner i skärmlistan.
Om man t.ex. gör ett Beställningsförslag och väljer att det ska vara för en viss lagerplats, kommer också saldon i beställningsunderlaget spegla saldon i rapporten när dessa finns invalda i listan.

Fönstrets statusrad

Summa leverantör

I statusraden visas summan av transaktionerna för den leverantör som för tillfället är aktuell i skärmlistan. Genom att bläddra och skärmlistan och aktivera olika rader, visas summan av alla transaktioner inom den leverantör som är registrerad på den aktiva raden.

Summan som visas i statusraden är den summa som kommer att utgöra beställningssumman på den färdiga beställningen, beroende på om alternativet direktleverans skiljer sig inom leverantören.

Om låsta rader förekommer på leverantören så att de inte kommer med på beställningen, visas summan för leverantören med låsta rader exkluderade från summeringen. Detta innebär att man ser beloppet som blir beställning, samtidigt som summan för låsta rader redovisas separerat.

Summan baseras då på leverantör i den aktuella ordern, på den aktuella användaren eller totalt, beroende på vilka transaktioner som visas i skärmlistan.

Summan av transaktioner visas även när beställningsunderlag har öppnats från Order, men speglar då materialet på den aktuella ordern, så länge alternativet Visa enbart order är ikryssat i statusraden.

Uppdatera rader

Knappen Uppdatera som återfinns längst ut till höger nere fönstrets statusrad kan användas när funktionen Beställningsunderlag är öppen under dagen vid behandling av rader som kommer in löpande från medarbetarna.

Knappen eller funktionstangenten F5 kommer då att uppdatera listan med nytillkomna rader sedan funktionen öppnades eller uppdaterades senast.

Översikt

Skapa beställningar

När eventuella ändringar har utförts på raderna, t.ex. registrering av leverantörer väljer man knappen F6 - Skapa beställningar. Enbart rader med beställt antal angivet, tas med vid skapandet av beställningar.

Beställning

När beställningarna är skapade öppnas Beställning automatiskt och i fönstret uppe till höger på skärmen återfinns beställningarna skapade till de olika leverantörerna. Genom att välja en beställning i listan visas den också på skärmen.

Har beställningsunderlaget skapats via Order / faktura registreras leveranstid och godsmärke på beställning enligt uppgifter på fliken F2 - Huvud i Order / faktura.

Ta bort beställningsunderlag

Om man avser att ta bort hela eller delar av innehållet i beställningsunderlaget används knappen F9 - Ta bort.

Ta bort flera rader

Markera en eller flera transaktioner i skärmlistan och välj därefter F9 - Ta bort. Välj sedan alternativet Alla markerade poster i den efterföljande dialogen.

Ta bort hela beställningsunderlaget

Exempel på när hela beställningsunderlaget kan tas bort:

Översikt

  Utskrift beställningsförslag Utskrift beställningsförslag Beställningsunderlag från Order / faktura Beställningsunderlag från Order / faktura Import av beställningsunderlag Import av beställningsunderlag Leverantör Produkt Enhetsantal Direktleverans Beställt antal Skapa beställningar Ta bort beställningunderlag