Kundinbetalningar och OCR-fakturor

Winbas hjälp

OCR-inbetalningar är en funktion för hantering av kundinbetalningar från Bankgirot eller Postgirot. OCR innebär i detta fall i princip att id-begreppet, d.v.s. fakturanummer innehåller en eventuell längdsiffra och en checksiffra på slutet.

Vilka fördelar har då OCR nummer:

Kunden måste ange rätt fakturanummer (OCR-nummer) vid betalning.
Kunden kan inte bara betala ett visst belopp utan att ange för vilket räkningsnummer.
Ni kan erhålla filer från bank och postgirot som läses in i Winbas vilket innebär förenklad inbetalningshantering.

Hår går man tillväga ?

Kontakta er bank och be att få OCR-hantering från bankgirot. Mjuk kontroll innebär att bankgirot och er bank accepterar OCR-nummer även utan checksiffra. Detta för att inte irritera Era kunder under den period Ni har utestående fakturor med och utan OCR nummer.

Ersätt fakturanummer med OCR-nummer i Winbas design av blanketter, detta gäller både fakturor och krav/kontoutdrag.

Om vidhängande inbetalningskort på fakturablanketten skall även beloppets checksiffra designas i foten på fakturan (gäller privatkunder)

Lägg gärna ut texten "Var god ange OCR nummer... vid betalning" Detta bör vara med i botten på fakturan i fet text.

När man därefter erhåller filer från bank/postgirot och läser in dem så kommer en rapport med inlästa transaktioner att produceras, detta även med avseende på de betalningar som inte får träff mot kundreskontran. Dessa transaktioner kan då justeras manuellt.

När OCR har använts ett tag och alla gamla fakturor är reglerade kan man be banken ändra till hård kontroll. Detta innebär att OCR nummer måste stämma vid inbetalning.

Se även:

Inläsning av OCR och andra inbetalningar från fil

För ytterligare frågor kring automatiska inläsningar av OCR-betalningar och liknande lösningar kontakta Winbas AB.