Inställningar Blanketter - E-Blanketter

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Administration

Hittas under

Arkiv - Inställningar Administration - Blanketter - E-Blanketter

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

Winbas E-blanketter och E-mail

I avsnittet E-Blanketter hanteras inställningar för e-blanketter som ska skickas med e-mail. E-mail kommer att föreslås beroende på de alternativ som har angivits i E-Blanketter och skickas i följande sammanhang:

E-Blanketter

Det finns tre olika sätt att skicka e-mail som blankett, som ger olika flexibilitet beroende på övrig konfiguration av datorerna på företaget. Välj det alternativ för avisering av e-mail som passar verksamheten bäst, beroende på installerade e-mailklienter, servrar och hur många e-mail som ska skickas vid varje körning:

Använd Outlook för att skicka e-blanketter via e-mail innebär att Microsoft Outlook används för att skicka blanketter via e-mail. Om Microsoft Outlook används innebär detta även att e-mail kan förhandsgranskas och eventuellt kompletteras med individuella texter innan de skickas. Varje e-mail måste då skickas bekräftas och skickas individuellt.

Skicka e-mail direkt om fler än antal bestämmer det maximala antal e-mail som skickas i batch från Utskrifter Administration som ska förhandsgranskas innan de skickas. Om antalet e-mail som ska skickas överskrider detta antal, kommer alla e-mail istället att skickas direkt.

Notera att Outlook kan komma att visa säkerhetsvarningar när e-mail ska skickas automatiskt. Om större mängder e-mail ska skickas med Outlook, bör en eventuell Exchange-server konfigureras så att säkerhetsvarningar inte visas när Winbas försöker skicka e-mail.

Se följande artikel hos Microsoft för vidare information om säkerhetsfrågor kring e-mail: Artikel 290499

Använd Mailto: protokollet för avisering via e-mail betyder att alla mail måste förhandsgranskas och att tekniken som används är samma som används av t.ex. webbläsare för att skicka mail med den e-mailklient som är standard på datorn. Detta alternativ kan främst användas vid mindre volymer när Outlook inte finns installerat och kanske Lotus Notes eller Outlook express istället används i verksamheten.

Använd Windows för att skicka e-blanketter via e-mail använder istället det inbyggda stödet i Windows för att skicka e-mail. Fördelar med att skicka e-mail direkt via Windows finns om Outlook inte används på företaget och även att säkerhetsvarningar inte behöver konfigureras.

Inställningar för alternativet Windows samt text i mailet

I dialogen inställningar för blanketter via e-mail görs inställningar som kan behövas främst med avseende på t.ex. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) när e-mail skickas med alternativet Windows.

Dialogen kan även användas för att lägga in standardtext i själva brödtexten i mailet. Genom att ange en text kommer istället denna text att finnas i mailet, oavsett vilken typ av funktion för att skicka e-mail man har angivit som inställning.

När e-mail skickas med alternativet Windows bör alltid adress till internkopia anges, eftersom skickade mail inte sparas i e-mailklientens skickat-mapp.

Internkopia av mailet / Alltid en fast intern adress

Internkopia när e-blanketter skickas via e-mail ger möjlighet att ställa in en e-mailadress som pekar lokalt till den avdelning som följer upp exempelvis beställningar och fakturering. En tänkbar e-mailadress för kopior av fakturor skulle t.ex. kunna vara fakturor@företag.se, eller info@företag.se beroende på upplägget hos respektive företag.
Kopia av mailet kan även används t.ex. vid belåning av fakturor där en kopia ska skicka till banken.

Om fler kopior av en blankettyp ska skickas till olika mottagare, kan fler adresser anges avgränsade med semikolon (;). Vid internkopia ligger kundens adress i Till-fältet och internadressen som kopia (Cc).

Kopia på e-mail till säljare. Det finns också möjlighet att ställa in att det alltid går en kopia på mailet till ansvarig säljare på kunden när en orderbekräftelse eller annan försäljningsblankett skickas.
Tillsammans med eventuell annan internkopia för blanketten kan också variabeln <sk> användas för att skicka en kopia (Cc) till den användare som står som Säljarkod på kundkortet.

Knappen Infoga variabel kan användas för att infoga variabeln <sk> efter att positionen i den aktuella blanketten har markerats. Variabeln kommer att innehålla mailadressen till kundens registrerade säljare när mailet skickas. Säljarens mailadress finns då registrerad i Användare och rättigheter.

Alltid en fast intern adress används för att skicka alla blanketter av en viss typ till en specifik e-mailadress. Detta kan t.ex. innebära att plocksedlar alltid skickas till en intern e-mailadress på lagret. Funktionen kan t.ex. också användas vid kommunikation med lagerhotell och liknande sammanhang. När mailet skapas ligger då alltså internadressen i mailets Till-fält istället för kundens adress.

I de olika dialoger där e-mail skickas, föreslås alltså alltid den fasta internadressen. I förekommande fall kan adressen också vid behov ändras. Detta t.ex. genom att välja bland övriga adresser i listan, kanske till kundens referens eller annan angiven adress.

När en fast intern adress har angivits för en blankett är detta då att jämställa med övriga regler för E-blanketter. Detta såtillvida att om kunden saknar regel för blanketten i fråga, kommer dialogen för att skicka ett internt mail ändå att visas och då alltså föreslå internadressen.

Bilagans format vid e-mail

Bilagans format vid e-mail avgör vilken typ av fil själva blanketten ska ha när denna skickas tillsammans med e-mail som har skapats vid t.ex. direktutskrift eller Utskrifter Administration.

GIF betyder att bilagan skapas i formatet Graphics Document Format och att varje sida representeras av en grafisk bild som t.ex. öppnas i Windows Picture and Fax Viewer av mottagaren.

PDF innebär istället att ett dokument av typen Portable Document Format skapas av de ingående sidorna i blanketten. I detta fall öppnas bilagan med Acrobat Reader hos mottagaren.

Sätt blankett till 'utskriven' när e-blankett skickas

Sätt blankett till 'utskriven' när e-blankett skickas medför att blanketten betraktas som utskriven när e-mail eller EDI har gått ut. Normalt måste annars utskrift till skrivare göras för att blanketten ska betraktas som utskriven. Om man alltid skriver ut en papperskopia när ett e-mail eller EDI-faktura skickas behöver inte inställningen användas. Om man i e-blanketter har valt att inte föreslå utskrift till skrivare bör inställningen användas för att få önskat urval när alternativet Ej tidigare utskrivna väljs i Utskrifter Administration.