Inställningar Order - Kassa

Winbas hjälp

Översikt Inställningar Order

Alternativen i avsnittet Kassa berör dels funktionaliteten i själva rutinen Kassa, samt kassahantering och snabbregistrering i Order / Faktura.

Snabbregistrering / Kassahantering

Alternativ i denna grupp skall aktiveras och användas om kontanthandel dominerar försäljningsverksamheten. Alternativet Använd snabbregistrering aktiverar knappen Snabbregistrering i Order / faktura som ökar effektiviteten orderhanteringen i samband med försäljning. Tanken är att registrering sker med läspennor kopplade till tangentbordet och att produkterna i butiken eller på lagret är utrustade med streckkodsetiketter.

Alternativen används tillsammans med inställningen kassahantering för användare som bestämmer om användaren hanteras som kassaterminal.

Använd snabbregistrering aktiverar knappen Snabbregistrering i Order / faktura. Snabbregistrering innebär att endast produktnummer anges. t.ex. via läspenna och att transaktionen därefter sparas direkt med antal 1 samt eventuell lagerplats.

Om snabbregistrering aktiveras kommer funktionen också att kunna användas i samband med Offertregistrering.

Registrera antal utökar snabbregistreringen med att även omfatta Beställt antal. Gången blir då att först ange produktnummer och därefter antal. Antal föreslås med ett (1) och markeras för ändring, vid annat antal än ett anges antalet och transaktionen sparas sedan med Enter. Ska antalet vara ett enligt förslaget trycks enbart enter.

Kontantkund. Ange den kontantkund som ska användas i Kassa och vid snabbregistrering Order / faktura. Om ingen kund är angiven vid tillfället då knappen Snabbregistrering väljs i Order / faktura används denna kund automatiskt. Om ingen kund sätts i denna inställning måste kund alltid anges i samband med snabbregistrering. I Kassa kommer alltid denna kontantkund att föreslås vid varje ny kassaorder och kan därefter förändras till annan kund vid behov.

Ytterligare kontantkunder kan även registreras för enskilda användare som t.ex. utgör en geografisk arbetsplats i de fall man önskar separera försäljningen till olika platser eller kassor. Dessa användare ska då ingå i en arbetsgrupp med den angivna kontantkunden.

Spärra kontantkund för Följesedel / Faktura innebär att den kontantkund som anges bara kan användas för kontant betalning. Alternativen Följesedel och Faktura kommer inte att vara tillgängliga i betalningsläget när denna kund används i Kassa eller vid snabbregistrering Order / faktura.

Använd inställningen när kontantkunden inte ska användas för följesedlar till strökunder utan bara för kontant betalning. Inställningen kommer då även att gälla eventuella kontantkunder registrerade på enskilda arbetsgrupper.

Som ett komplement till att spärra för enbart kontant betalning på angiven kontantkund, kan också alla kunder med betalningsvillkor kontant spärras för order och fakturering.

Spärra alla kunder med villkor kontant för Följesedel / Faktura betyder att alla kunder med betalningsvillkor kontant enbart kan betala kontant och att alternativen Följesedel och Faktura på samma sätt inte kommer att vara tillgängliga.
Syftet med inställningen kan vara att undvika felaktiga följesedlar eller fakturor till kunder som har registrerat betalningsvillkor kontant och inte ska kredit i samband med köpet.

Om lagerplatser, registrera lagerplats. Om lagerplatser används ska en lagerplats alltid registreras i kassa eller ordertransaktion. Detta styrs av inställningen Använd lagerplatser i Inställningar produkt. Lagerplats angiven i denna inställning sätts på ordertransaktion vid snabbregistrering och kassahantering istället för angiven Standard lagerplats.

Lagerplatser kan även registreras för eventuella geografiska arbetsgrupper och kommer då att föreslås vid registrering för användaren som ingår i arbetsgruppen. I detta fall ska inte en specifik lagerplats sättas för kassahantering.

Tillåt registrering av betalmedel. Registrering av betalmedel innebar att kunden t.ex. lämnar en inbytesvara som betalmedel och som då registreras som en negativ transaktion, alltså ett avdrag på kvittot. Administratören väljer via inställningen om varor som byts in ska betraktas som betalmedel i samband licens för certifierad kontrollenhet. Inställningen ska enbart användas om inbytesvaror som betalmedel är förenligt med företagets verksamhet, och inte aktiveras utan godkännande från Skatteverket.

Visa kostnad vid kassahantering bestämmer om ákostnad respektive TG ska visas i fälten på skärmen och skärmlistan om användaren är satt till Kassahantering. Märk även att andra inställningar i Användare och rättigheter samt inställningar order styr om kostnad ska visas eller inte visas i detta sammanhang. Det räcker således att enbart en av dessa inställningar anger att kostnad inte ska visas för att kostnad inte ska visas vid registrering av ordertransaktioner.

Kunden signerar kvittot vid återköp skriver ut två extra rader för kundens signatur och telefon vid retur i kassa. Inställningen används när man vill att kunderna ska signera återköp och pengar betalas tillbaka.

Visa parkerade kassaorder för alla användare bestämmer om tidigare parkerade kassaorder ska kunna tas upp och bearbetas vidare av annan användare för tillfället inloggade i kassan.

Om inställningen aktiveras kommer listan med parkerade kassaorder att innehålla alla parkerade kassaorder, oavsett vem som är inloggad användare i den aktuella kassaterminalen. Vidare kommer kolumnen Signatur att indikera vem som tidigare har skapat kassaordern.

Betalningsvillkor kontant anger det betalningsvillkor av typen kontant som ska föreslås i dialogen Kontanthantering som visas om användaren är kassaterminal vilket bestäms av inställningen kassahantering i Användare och rättigheter. Betalningsvillkor kontant anger även det betalningsvillkor som ska användas vid kontant betalning i Kassa.

Om angivet betalningsvillkoret har ett angivet konto, visas detta i till höger om betalningsvillkoret. Om betalningsvillkoret inte har ett konto, kommer istället konto Kassa angivet i allmänna inställningar att användas.

Ytterligare betalningssätt för Kassa och eventuella konton visar utöver kontant som alltid används, de övriga betalningssätt som kan användas vid betalning i Kassa. Om man avser att dela upp betalningssätten på olika konton anges dessa konton här. Om inga konton är angivna kommer alltid kontot kopplat till betalningsvillkor kontant att användas.

Vid t.ex. betalning med kort där extra kontanter ges ur kassan, bör kort ha ett eget konto för att kunna stämma av uttaget.

Notera att betalning med kort finns alltid med bland övriga betalningssätt, detta innebär att Kassan alltid har minst två betalningssätt; Kontant och Kort. Utöver konton för kassa - kontant används normalt följande konton från kontoplanen:

1580

Fordringar för kontokort och kuponger

2421

Ej inlösta presentkort

2422

Tillgodokvitton

Ytterligare betalningssätt kan användas t.ex. när avstämning mot olika typer av betalkort önskas - eller när man lägger upp betalningssätt och kopplar detta till mot ett tillgångskonto. Betalningssätt mot tillgångskonto kan då vara en weborder som redan betalats med t.ex. kort, faktureringstjänst eller postförskott, och där kunden kommer in och samtidigt får ett kvitto när ordern effektueras i kassan.

För avstämning av betalningar i utländsk valuta vid t.ex. gränshandel, se följande avsnitt:

Ordertyp. Föreslå ordertyp när order skapas från Kassa innebär att inställd ordertyp kommer att föreslås i de fall vanliga kundorder skapas i från Kassa. Ange en specifik ordertyp för att kunna separera vanliga order skapade i Order / faktura, från order som har skapats via kassaorder.

Om en ordertyp finns angiven på kunden kommer istället kundens ordertyp i första hand att föreslås. En specifik ordertyp på kunden är normalt satt vid t.ex. internuttag där ordertypen är satt till internorder. Detta gör att användaren inte behöver ändra ordertyp manuellt i dialogen i de fall ordertyp förekommer på kundkortet.

Om kunden saknar ordertyp och användaren som skapar ordern istället tillhör en arbetsgrupp med en geografisk lagerplats, kommer ordertypen som eventuellt finns kopplad till lagerplatsen att användas.

Avrunda till minsta enhet i systemvalutan vid kontant betalning är normalt 50 öre vid försäljning i SEK. Inställningen gäller då enbart vid kontant betalning i systemvalutan (SEK) och innebär att försäljningsbeloppet avrundas till närmaste femtioöring. Vid försäljning i EUR i exempelvis Finland kan denna ändras till 5 cent, eller vid annan försäljning i EUR kan avrundningen helt tas bort.

Notera att om försäljning sker i annan valuta än systemvalutan, t.ex. från SEK till EUR kommer inte inställningen att användas utan det exakta beloppet utan öresavrundning kommer att användas vid betalningen.

Notera även att vid försäljning till följesedelskunder med inställningen Öresavrundning ställd, kommer inte heller inställningen att påverka, eftersom försäljning då alltid sker i hela kronor.

Dagrapport / Fakturajournal

Kontantnotor - Sammandrag per användare / terminal

Om fakturatyp 7 (Kontantnota) väljs i fakturajournalen kan sammandraget delas per användare eller terminal där kontantköpet har skett. I detta fall kanske fakturajournalen skrivs per dag som dagrapport och uppdelningen följer då inställning som har bestämts enligt följande:

  1. Användare / inloggad signatur i Winbas kommer att göra uppdelningen per inloggad användare i Winbas.

  2. Datornamn / kassaterminal kommer istället att dela upp kontantnotorna per fysisk terminal där kontantköpet har gjorts. Detta alternativ kan då t.ex. användas om man avser att stämma av enskilda kassaterminaler mot fakturajournalen.

  3. Datoranvändare / inloggad i Windows. I de fall man av någon anledning använder samma datornamn, men loggar in i Windows på olika konton kan denna inställning användas istället för uppdelning per datornamn.

Z-dagrapport vid certifierad kontrollenhet

Fakturajournalens sammandrag för kontantnotor kan enbart väljas enligt alternativet Datornamn / kassaterminal vid innehav av licens för certifierad kontrollenhet. Regeln innebär att fakturajournalens sammandrag alltid kommer att dela upp kontantnotorna per fysisk terminal där kontantköpet har gjorts. Detta för att alltid kunna stämma av de enskilda kassorna mot fakturajournalen och respektive Z-dagrapport.

Alternativ blankett med stort kvitto

Om man i den ordinarie verksamheten använder kvittoskrivare, men ibland är i behov av att skriva stora kvitton i A4-format finns möjlighet att skifta mellan det vanliga kvittot och ett alternativt stort kvitto. Funktionen kan då även användas i efterhand när kunden redan har fått ett litet kvitto och efterfrågar ett stort kvitto, t.ex. vid ett försäkringsärende eller liknande.

Definiera alternativt stort kvitto

Lägg upp en språkkod för den aktuella designen i Språkkoder, t.ex. enligt följande utseende:

Kod

Språk

Benämning

ST

SE

Stort kvitto

Kopiera sedan designen av det lilla kvittot (7 - Kontantnota) eller kanske ordinarie fakturablanketten (1 - Faktura) beroende på vilket utseende som ligger närmast och gör därefter nödvändiga förändringar i den nya blankettens design. Koppla sedan också blanketten till den avsedda A4-skrivaren i designens disposition.

Aktivera till sist inställningen för stort kvitto i dialogen inställningar för kassa genom att definiera den aktuella språkkoden.

Att skriva ut ett stort kvitto

Kvitto direkt. Om stort kvitto ska skrivas ut direkt i betalningsläget i Kassa, betalning av faktura i kassa, eller kontantdialogen i Order / Faktura - används alternativet Stort kvitto i betalningsdialogen innan kvittot skrivs ut.

Kvitto i efterhand. Om kunden istället efterfrågar ett stort kvitto i ett senare skede, söks kontantnotan i söklista faktura och alternativet Stort kvitto väljs i högerklicksmenyn. Detta kan då köras exempelvis från Kunder eller Utskrifter Administration.

Kassa / Leverans

Leverans - Sortera rader på används i Kassa när en befintlig order öppnas för leverans och alternativet Leverans vid slutförande Order i menyn Alternativ är aktiverat kan raderna i ordern sorteras enligt de blanketter som används. Raderna ligger då alltså i samma ordning som underlaget man t.ex. plockat efter i en lagersituation. Inställningen följer då de alternativ som kan anges för t.ex. följesedel, plocksedel eller fraktsedel i Design av blanketter - Fält.

Kontanthantering och funktioner i Winbas kring detta bör gås igenom med en auktoriserad utbildare.

Se även avsnittet: