Utskrifter Administration

Ett Inventeringsunderlag används vid den fysiska inventeringen. Sedan inventerat antal registrerats i rutin Inventering ska en Inventeringsrapport skrivas ut. Ange datum då Inventeringen avslutades samt om Uppdatering godkännes. När uppdateringen godkännes justeras lagersaldo och Winbas tar hänsyn till inleveranser och utleveranser gjorda efter det datum som angivits att inventeringen avslutades.

Skapar ett underlag för inventering med lagerplacering och lagersaldo för produktgrupper i intervallet. Utskriften sker per produktgrupp sorterad på produktnummer eller vald sortering enligt nedan. Önskas annan sortering kan listan skrivas till fil och öppnas med Excel.

Urval och sortering

Urval. Vid utskrift av rapporten kan ett urval ske på ett antal begrepp. Detta innebär underlaget kan väljas baserat på t.ex. Lagerplacering eller annat valfritt begrepp såsom produktnummer eller benämning. Använd urval på Lagerplacering vid inventering av enbart en viss del av lagret.

Sortering. Normalt sorteras och grupperas rapporten per produktgrupp och produktnummer. Genom att använda de urvalet kan rapporten istället sorteras på t.ex. Lagerplacering, sorteringen kommer alltså att följa det alternativ för urval som har gjorts. Sortering på placering kan då ge en mer logisk sortering på samma sätt som när Lagerplacering används som sorteringsbegrepp på t.ex. Plocklista.

Urval på Leverantör kan användas i de fall man inte gör stora inventeringar, utan istället utför rullande inventeringar med produkter leverantörsvis. Inventeringsunderlaget kommer då innehålla produkter där angiven leverantör är huvudleverantör och sorteras per produktnummer.

Alternativ grupp är ytterligare ett urval som används när produkterna är grupperade på samma sätt som i webshoppen. Genom att använda Alternativ grupp är det möjligt att bryta ner inventeringen segmentsvis med de produkter som ingår i gruppen.

Till skillnad från övriga alternativ kommer listan alltid att sorteras på produktnummer vid urval på Leverantör och Alternativ grupp.

I de fall lagerplatser används finns möjlighet att skriva ut underlaget för en specifik lagerplats, som t.ex. en geografisk placering. Utskriften kan då dels ske på alla lagerplatser, vilket kommer att visa produktens totala lagersaldo på rapporten, eller en enskild lagerplats som då visar lagersaldot på den angivna lagerplatsen.

Lagerplatser

Alternativet kan väljas i de fall inaktiva produkter förekommer och ska exkluderas från underlaget. Detta innebär att produkter märkta som Inaktiv produkt på produktkortet kommer att undantas från rapporten.

Alternativet Enbart lagerartiklar begränsar urvalet till de produkter som är märka med Lagerartikel i produktregistret.

Vid större produktsortiment kan som ett komplement till alternativet Enbart lagerartiklar, enbart produkter med lagersaldo väljas för att begränsa urvalet till de produkter med ett lagersaldo som inte är noll. Med detta som utgångsläge kan själva inventeringen sedan utföras genom att skapa inventeringstransaktioner med lagersaldo.

Som ett komplement till standardkolumnen Lagersaldo, kan också Disponibelt saldo väljas in rapporten. Kolumnen visar produktens eller lagerplatsens saldo minus utskrivna följesedlar, eller andra leveransblanketter angivna i Inställningar order.

Uppgiften kan t.ex. användas tillsammans med Samfakturering som kanske inte körs så ofta och där varorna har levererats innan fakturering och därför inte längre finns tillgängliga vid tillfället för Inventering.

Kolumner i Inventeringsunderlag

Reducerat saldo för skickade
men ej fakturerade varor.

Innan en inventering uppdateras kan en inventeringsrapport skrivas ut för kontroll av registrerat antal på produkter tidigare registrerade i Inventering. Inventeringsrapporten skrivs ut i angivet intervall för produktgrupp.

Ange datum när inventeringen avslutades om detta skiljer sig från det föreslagna systemdatum. Man kan ange det datum den fysiska inventeringen avslutades eftersom inventeringsrapporten tar hänsyn till inleveranser och utleveranser gjorda efter inventeringsdatum.

Lägg till ej disponibelt innebär att levererade, men ännu inte fakturerade varor läggs till det inventerade antalet i inventeringsrapporten.

Alternativet kan t.ex. användas tillsammans med Samfakturering som kanske inte körs så ofta beroende på avtal m.m. och där det kan vara svårt att hitta ett tillfälle då alla order är fakturerade. Detta kan då innebära att varorna är skickade och inte ingår i inventeringen och lagersaldot sedan blir för lågt vid faktureringstillfället.

Normalt används följesedel utskriven för att räkna ner disponibelt saldo med det levererade antalet. Via Inställningar order kan annan blankett, eller flera blanketter väljas att ligga till grund för det levererade antalet och disponibelt saldo.

För att inventerat antal ska registreras som lagersaldo på produkterna måste inventeringen uppdateras. Uppdatering av inventering görs i samband med utskrift av inventeringsrapport, där uppdateringen godkännes är markerad.

I Produkter återfinns registrerade inventeringsdatum på varje produkt som inventerats.

Produktens statistik kommer att uppdateras med en inventeringstransaktion (V) på det angivna datumet angivet för när inventeringen avslutades. Transaktionen innehåller då det inventerade antalet samt eventuella inleveranser och utleveranser gjorda efter inventeringsdatum.

Notera att när uppdateringen godkännes betraktas inventeringen som avslutad och inventeringstransaktioner tas bort. Inventeringen kan alltså inte skrivas ut igen efter att den har godkänts.

Om enhetsprodukter finns registrerade i Inventering vid utskrift av inventeringsrapport, skrivs även dessa ut på utskriften. Statistik som skapas i samband med att uppdateringen godkännes, skapas istället på huvudprodukten.

Om enhetsprodukter finns i samband med att uppdateringen godkännes, kommer huvudproduktens statistik istället att uppdateras, och lagersaldo på huvudprodukten att ackumuleras med inventerat antal för varje inventerad enhetsprodukt.

Eventuella inleveranser och utleveranser gjorda efter inventeringsdatum kommer vid enhetsprodukt att avse transaktioner på själva huvudprodukten, till skillnad från utskriften som hela tiden baseras på enhetsprodukten.

Normalt skrivs enbart produkter med ett inventerat antal skilt ifrån noll, eller där produkten har ett tidigare lagersaldo på rapporten. Genom att använda alternativet Skriv alla inventerade produkter, kommer alla produkter som ingår i inventeringen också att skrivas i rapporten till skrivare eller Excel.

Alternativet kan väljas när inventeringsrapporten även används som underlag för planering och det är önskvärt att få ut alla inventerade produkter, oavsett hur antalet vid inventeringen har sett ut.

Sortering av rapporten sker normalt per produktgrupp och nummer. Om lagerplatser används, sker sortering och sidbrytning för varje lagerplats. Sortering och sidbrytning per lagerplats kommer då enbart att ske om fasta befintliga lagerplatser används.

Skriv kommentar. Genom att välja egenskapen Skriv kommentar vid design av Inventeringsrapport kan rapporten skrivas ut med kommentar för varje transaktion.
Kommentaren skrivs då i förekommande fall med start på en egen rad efter de övriga designade uppgifterna.
Kommentaren är då tidigare registrerad i samband med Inventering och kan t.ex. innehålla anledningen till ett inventerat antal, som nedskrivning vid defekt vara eller tidigare felräkning vid tidigare inventering.

I samband med att inventeringen godkänns genom att skriva ut inventeringsrapport till skrivare eller pdf-skrivare är alternativet för att förhandsgranska på bildskärm inaktiverat.
Knappen Bildskärm kommer dock att vara tillgänglig för rapporten så länge krysset Uppdateringen godkännes inte har valts i utskriften. Rapporten kan alltså alltid granskas på bildskärm fram till att inventeringen godkänns och dokumentering krävs.

Utskrifter Administration - Inventering