Inställningar Blanketter - Blankettarkivet

Winbas hjälp

Inställningar Blanketter

Hittas under

Arkiv - Inställningar Administration - Blanketter - Inställningar

Rättigheter

Supervisor eller WB-rättigheter

Winbas digitala blankettarkiv

Blankettarkivet lagrar tidigare utskrivna blanketter. T.ex. vid utskrift av ordererkännande kan blanketten arkiveras, för att därefter skrivas ut igen efter ordern lämnat systemet. Ange vilka typer av blanketter som ska lagras och vilka mappar som ska användas på filservern vid automatisk lagring av blanketter.

 Standard sökväg för alla blanketter

Ange vilken mapp som ska användas vid lagring av blanketter. Om alla typer av blanketter såsom beställningar och order ska lagras i samma mapp, räcker det ange standardmappen. Om inget annat anges kommer mappen Blanketter under Winbas servermapp att användas.

Om flera olika företag används i samma installation och flera företag använder blankettarkivet, ska en standardmapp för varje företag specificeras.

 Typer av blanketter och eventuella specificerade mappar

Välj typ av blankett. När Blankettarkivet aktiveras kommer alla typer av blanketter att lagras enligt standardinställningen. Beroende på verksamhetens karaktär och andra hänsynstaganden kan en eller flera av blankettyperna kopplas bort för lagring. T.ex. kanske man kopplar bort Kontantnotor i en utpräglad kassamiljö då kvitton även lagras i själva databasen. I en annan situation kräver man istället att alla blanketter, även fakturor och kvitton lagras av spårbarhetsskäl.

Certifierad kontrollenhet. Om verksamheten omfattas av kassalagen och certifierad kontrollenhet, kommer inte utskrivna kvitton / kontantnotor att lagras i det digitala blankettarkivet om licensen omfattar certifierad kontrollenhet. Alternativet Kontantnotor kommer därmed att vara inaktiverat bland de typer av blanketter som kan väljas.

Specificerade mappar. Om man önskar separerad mapp för en eller flera typer av blanketter kan en unik mapp anges för den enskilda blanketten. Om ingen specificerad mapp har angivits kommer istället blanketten att lagras i standardmappen angiven ovan.

Rättigheter i filsystemet och Winbas. Notera åtkomsten till att mappar i blankettarkivet vad gäller läs och skrivrättigheter bestäms av administratören för servern. Om administratören avser att vissa användare ska kunna hantera en typ av blanketter, men inte en annan, avgörs detta med de olika mapparnas rättigheter. Observera att den grupp av användare som har rätt att skriva ut en viss typ av blankett i Winbas, också måste ha skrivrättigheter i mappen för att kunna arkivera blanketten.

Mappar skapas automatiskt av Winbas. Efter att man har lagt upp sökvägarna i inställningarna och i de fall dessa inte finns i filsystemet, kommer de angivna mapparna att skapas automatiskt vid tillfället en blankett arkiveras i den avsedda mappen (och inte när man sparar inställningen). Mappar skapas automatiskt med upp till två underliggande nivåer - om man t.ex. har p:\winbas som grundläggande servermapp skapar den således även p:\winbas\blanketter\fakturor.

Åtkomst till blanketter i arkivet. När blanketterna efterhand har lagrats i sina respektive mappar är dessa t.ex. sökbara genom de ordinarie sökfunktionerna i filsystemet.

Snabbmenyer för åtkomst till tidigare lagrade blanketter såsom order eller följesedel visas då också t.ex. i Söklista faktura och Kunder - Statistik när man högerklickar på en transaktionsrad innehållande den aktuella ordern.

 Versionshantering

Inställningen för versionshantering berör i praktiken främst orderbaserade blanketter, eftersom det oftast är dessa som förekommer i flera versioner. I en miljö med t.ex. delleveranser och restorder kan t.ex. en Följesedel skrivas ut i flera versioner. I detta läge kanske man önskar att alla förändrade versioner sparas i blankettarkivet.

Spara enbart första versionen av blanketten kommer att arkivera blanketten vid första utskriftstillfället och därefter inte utföra någon vidare arkivering av blanketten.

Spara enbart sista versionen av blanketten utför alltid en ny arkivering och kommer att skriva över den tidigare versionen av blanketten.

Spara alla förändrade versioner av blanketten skapar en ny version av blanketten efter utskrift av en förändrad blankett. En utskrift kan alltså ske igen på en icke förändrad order, utan att en ny version skapas. En ny version skapas enbart efter förändring av själva ordern, eller vid förändring av blankettens design.

Välj version av blankett. Om det finns flera versioner av blanketten när man använder snabbmenyn kommer en dialog med en lista över versionerna att visas med den senaste markerad. Genom att tryck OK eller Enter kommer den senaste versionen av blanketten att visas på skärmen, annars väljs en tidigare version i listan.

Öppna mapp kommer att öppna blankettarkivets lagringsmapp med den aktuella filen markerad.

Många versioner. Dra i kanten eller maximera fönstret för att se ytterligare versioner av samma blankett bakåt i tiden.

Notera att blanketter alltid arkiveras i PDF-format (Portable Document Format) varför Acrobat Reader krävs för att läsa blanketterna efter lagring.

PDF och storlek på filen vid lagring

Winbas lagrar alltid bilder och teckensnitt (typsnitt) inbäddat i dokumentet även vid arkivering, även om de fysiska bilderna finns på servern, detta för att den lagrade blanketten alltid ska vara exakt samma som vid utskriftstillfället. Vidare krävs detta även när blanketten ska skickas igen vid senare tillfälle.

Tänk på att stora bilder och teckensnitt som inte är standard också tar plats i dokumentet både när det skickas och arkiveras. Teckensnitt som är standard för PDF-formatet är t.ex. Times, Times new Roman, Courier, Courier New, Helvetica och Arial. Andra teckensnitt som t.ex. Tahoma och Verdana är standard i Windows med inte i PDF-formatet varför dessa teckensnitt kommer att lagras i dokumentet

True Type / Open Type

Notera att teckensnitt som ej är standard för PDF-formatet ska vara av typen True Type (TrueType Font file, .TTF) för att inkluderas i dokumentet. Om andras typer av teckensnitt som ej är True Type inkluderas (såsom vissa speciella skrivarteckensnitt), kommer dessa att visas som Arial i dokumentet.

Komprimering

Winbas använder låg komprimering av vid skapande och lagring av dokumenten vilket innebär att de skapas snabbt men istället blir en aning större i storlek på disken. Om man t.ex. använder inbäddade bilder och teckensnitt i dokumenten och samtidigt har stora volymer, kan man då istället välja att lägga komprimering på själva mappen där dokumenten lagras på servern.

Se t.ex. följande avsnitt för hur en komprimerad mapp kan skapas i Windows:

Teknisk beskrivning vid stora datamängder i blankettarkivet

Vid många blanketter i samma mapp kan svarstiden öka beroende på serverns konfiguration. Detta gäller i synnerhet användare utan admin-rättigheter på lokal server där Winbas är installerat och gäller access-tiden för cashe i tilldelad nätverksmapp.

Rekommendationen är generellt att arkivera filer äldre än ett antal år i parallella mappar beroende på mängden blanketter.

Följande ändringar i registret förbättrar hanteringen av cashen prestandan på servern vid många filer i mapparna:

HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\
Services\Lanmanworkstation\Parameters

Create the following dwords:
DirectoryCacheLifetime with a value of ZERO.
FileInfoCacheLifetime with a value of ZERO.